Các tính năng hiển thị và chia sẻ dự án có sẵn cho người dùng trên các gói Team hoặc Enterprise. Bài viết này giả định rằng các dự án công khai và chia sẻ dự án được bật cho tổ chức của bạn. Quản trị viên có thể tắt bất kỳ tính năng nào. Để biết thêm thông tin, xemKiểm soát việc chia sẻ dự án cho tổ chức của bạn.
Chia sẻ một dự án với nhóm yêu cầu gói Doanh nghiệp và hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm beta.
Hiểu hai tùy chọn hiển thị dự án
Khi tạo một dự án trong gói Team hoặc Enterprise, bạn có thể chọn giữa hai tùy chọn hiển thị ban đầu:
-
Công cộng:Mọi người trong tổ chức của bạn đều có thể xem và sử dụng dự án.
-
Riêng tư:Chỉ những thành viên được mời mới có thể xem và sử dụng dự án.
Các dự án công cộng là gì?
Nếu bạn chọn chia sẻ một dự án với phần còn lại của tổ chức khi tạo, điều này có nghĩa là bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm của bạn cũng có thể tìm thấy nó bằng cách duyệt hoặc tìm kiếmTab Tổ chức trong phần Dự án, và sử dụng nó để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Ngay cả khi một dự án là công khai, các cuộc trò chuyện của bạn trong dự án đó sẽ là riêng tư và không thể truy cập bởi các thành viên khác trong tổ chức của bạn trừ khi bạn chia sẻ thủ công.
Tôi có thể chuyển một dự án từ công khai sang riêng tư không?
Vâng, bạn có thể chuyển chế độ hiển thị của một dự án mà bạn đã tạo từ công khai sang riêng tư bất kỳ lúc nào bằng cách mở dự án và nhấp vào nút “Chia sẻ” bên phải tên dự án.
Nhấn vào “Mọi người tại [tổ chức của bạn]” dướiTruy cập chungvà chọn “Chỉ những người được mời” để thay đổi dự án từ công khai sang riêng tư.
Các dự án riêng tư là gì?
Chọn “Chỉ những người được mời” giữ cho dự án của bạn ở chế độ riêng tư để bạn là người duy nhất có quyền truy cập theo mặc định. Tất cả nội dung trong dự án (trò chuyện, kiến thức dự án và Artifacts) vẫn không thể truy cập được đối với các thành viên khác trừ khi họ được mời một cách rõ ràng.
Tôi có thể chuyển một dự án từ riêng tư sang công khai không?
Vâng, bạn có thể chuyển quyền hiển thị của một dự án bạn tạo từ riêng tư sang công khai bất cứ lúc nào bằng cách mở dự án và nhấp vào nút “Chia sẻ” ở bên phải tên dự án.
Nhấp vào “Chỉ những người được mời” dưới Quyền truy cập chung và chọn “Mọi người tại [tổ chức của bạn]” để thay đổi dự án từ riêng tư sang công khai.
Thêm và xóa quyền truy cập vào các dự án riêng tư
Để thêm thành viên vào một dự án riêng tư
-
Nhấp vào nút “Chia sẻ” bên phải tên dự án.
-
Trong cửa sổ xuất hiện, thêm người từ tổ chức của bạn bằng tên hoặc địa chỉ email. Trong các gói Doanh nghiệp, bạn cũng có thể thêm một nhóm nếu cài đặt hiển thị của nó cho phép chia sẻ dự án. Nhóm xuất hiện trong kết quả với biểu tượng nhóm và nhãn.Nhóm.
-
Chọn cấp độ quyền thích hợp:
-
Có thể xem:Các thành viên có thể xem nội dung dự án, kiến thức và hướng dẫn, và trò chuyện trong dự án, nhưng không thể chỉnh sửa nó.
-
Có thể chỉnh sửa:Thành viên có thể chỉnh sửa hướng dẫn và kiến thức của dự án, cập nhật cài đặt thành viên và đóng góp tích cực cho dự án.
-
Điều này sẽ chia sẻ dự án và cơ sở tri thức với thành viên, nhưng các cuộc trò chuyện của bạn sẽ vẫn riêng tư trừ khi bạn chọn chia sẻ chúng.
Để loại bỏ thành viên khỏi một dự án riêng tư
-
Một thành viên dự án có quyền ‘Có thể chỉnh sửa’ có thể mở menu ‘Chia sẻ’ của dự án.
-
Nhấp vào vai trò ở bên phải tên thành viên.
-
Chọn “Gỡ quyền truy cập.”
-
Sau khi bị gỡ bỏ, họ sẽ không còn có thể truy cập dự án này hoặc nội dung của nó.
Thêm thành viên hàng loạt
Bạn có thể thêm nhiều người dùng cùng lúc bằng cách sao chép và dán danh sách các địa chỉ email vàoThêm người hoặc nhómtrường sau khi nhấn “Chia sẻ.”
Chia sẻ một dự án với nhóm
Chia sẻ một dự án với một nhóm hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm cho các gói Doanh nghiệp.
Trên các gói Doanh nghiệp, bạn có thể chia sẻ một dự án với một nhóm thay vì thêm từng thành viên riêng lẻ. Quyền truy cập theo thành viên của nhóm, vì vậy những thành viên tham gia nhóm sau sẽ được truy cập tự động, và những thành viên rời nhóm sẽ mất quyền truy cập.
Trước khi bạn có thể chia sẻ với một nhóm, quản trị viên cần bậtChia sẻ tài nguyên với nhóm nàytrong cài đặt quyền hiển thị của nhóm. XemQuản lý nhóm và hạn mức chi tiêu theo nhóm trên các gói Doanh nghiệp.
-
Nhấp vào nút “Chia sẻ” bên phải tên dự án.
-
Nhập tên nhóm vàoThêm người hoặc nhómcánh đồng.
-
Chọn nhóm từ kết quả.
-
Chọn “Có thể xem” hoặc “Có thể chỉnh sửa.”
-
Nhấp vào “Chia sẻ.”
Một vài điều cần biết:
-
Một nhóm mới xuất hiện có thể mất vài phút để hiển thị trong trình chọn.
-
Các thay đổi quyền truy cập có thể mất đến năm phút để áp dụng.
-
Chỉ các thành viên trong nhóm mới được truy cập nếu họ cũng là thành viên của tổ chức mà dự án thuộc về. Một nhóm có thể bao phủ các tổ chức con, nhưng một dự án chia sẻ vẫn giới hạn trong tổ chức của chính nó.
-
Một khi một dự án được chia sẻ với một nhóm, mọi thành viên của nhóm đó đều có thể mở nó, ngay cả khi nhóm không hiển thị với tổ chức của họ. Khả năng hiển thị kiểm soát ai có thể tìm thấy một nhóm trong trình chọn, không phải ai có thể truy cập một dự án đã được chia sẻ.
-
Nếu một thành viên rời khỏi nhóm, họ sẽ mất quyền truy cập vào các dự án được chia sẻ thông qua nhóm đó trừ khi họ có quyền truy cập theo cách khác.
-
Xóa một nhóm sẽ loại bỏ quyền truy cập của nó vào bất kỳ dự án nào được chia sẻ với nhóm đó.
Thông báo qua email
Khi ai đó chia sẻ một dự án với bạn, bạn sẽ nhận được thông báo qua email để biết về dự án được chia sẻ mới và cấp độ quyền hạn của bạn.
Tab “Được chia sẻ với bạn”
Các dự án đã được chia sẻ với bạn sẽ xuất hiện trong tab “Được chia sẻ với bạn” trên của bạnPhần dự án, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập công việc hợp tác.
Điều gì sẽ xảy ra khi lưu trữ một dự án được chia sẻ?
Lưu trữ một dự án không làm đặt lại quyền chia sẻ của nó hoặc loại bỏ các thành viên. Tất cả các thành viên, mức quyền và kiến thức về dự án đều được giữ nguyên, và mọi thứ sẽ được khôi phục chính xác như cũ khi bạn bỏ lưu trữ dự án. Để thu hồi quyền truy cập của ai đó, hãy xóa họ trong cài đặt chia sẻ của dự án trước hoặc sau khi lưu trữ.
Nếu bạn không thể chia sẻ dự án
Chủ sở hữu có thể tắt việc chia sẻ dự án cho tổ chức của bạn. Trên các gói Doanh nghiệp, họ cũng có thể tắt nó cho các vai trò cụ thể. Khi chia sẻ bị tắt đối với bạn:
-
Bạn vẫn có thể mở menu “Chia sẻ” của một dự án, nhưng bạn sẽ thấy “Chia sẻ dự án đã bị quản trị viên của bạn tắt.” Bạn không thể thêm người dùng hoặc nhóm mới.
-
Bạn vẫn có thể thay đổi hoặc gỡ bỏ quyền truy cập hiện có.
-
Các dự án đã được chia sẻ sẽ vẫn được chia sẻ, và những người dùng đã có quyền truy cập sẽ giữ quyền đó.
-
Các dự án công trở thành riêng tư, vì vậy những người chỉ có quyền truy cập vì dự án là công sẽ mất quyền đó. Chúng vẫn giữ chế độ riêng tư nếu quản trị viên của bạn bật chia sẻ lại.
Liên hệ với quản trị viên của bạn nếu bạn cần chia sẻ một dự án.
Chia sẻ và ngừng chia sẻ các cuộc trò chuyện
Các cuộc trò chuyện trong một dự án theo mặc định sẽ không được chia sẻ.
Chia sẻ một cuộc trò chuyện
-
Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải của cuộc trò chuyện của bạn.
-
Nhấp vào nút “Chia sẻ” trong cửa sổ pop-up để tạo liên kết có thể chia sẻ.
Ảnh chụp nhanh trò chuyện bao gồm tất cả các tin nhắn đã được gửi trước khi chia sẻ trò chuyện, bao gồm cả bất kỳ dữ liệu tạm lưu nào. Tất cả các tin nhắn được gửi sau khi chia sẻ trò chuyện sẽ vẫn mặc định là riêng tư. Tuy nhiên, bạn có thể chọn cập nhật ảnh chụp nhanh đã chia sẻ để bao gồm các tin nhắn mới.
Để cập nhật một cuộc trò chuyện chia sẻ
-
Mở menu ‘Chia sẻ’.
-
Nhấp vào “Cập nhật” bên cạnh “Tin nhắn mới kể từ lần chia sẻ cuối” để bao gồm bất kỳ tin nhắn mới nào trong bản chụp được chia sẻ.
Để hủy chia sẻ một cuộc trò chuyện
-
Đi tới menu ‘Chia sẻ’.
-
Nhấp vào menu thả xuống hiển thị.
-
Thay đổi trò chuyện từ “Chia sẻ” sang “Riêng tư” để tắt liên kết trực tiếp.
Hỗ trợ tư vấn, đào tạo và chuyển giao giải pháp AI cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.
Liên hệ qua Zalo
